17 Tipps für deinen Firmenumzug

In ein neues Büro umzuziehen ist aufregend, aber genauso nervenaufreibend. Während der Umzugsphase ruht mitunter die Arbeit, sodass eine effektive Planung und eine straffe Umsetzung des Firmenumzugs das A und O ist.

Für Unternehmer, die einen Büroumzug planen, ist daher neben einer ausführlichen Inventarliste unter anderem die Auswahl der richtigen Umzugskartons und Materialien entscheidend. Denn nur gut befüllte und organisierte Umzugskisten ermöglichen dir ein entspanntes Ankommen im neuen Office.

Was du bei deinem Firmenumzug alles beachten musst und wie du beim Packen am besten vorgehst, erfährst du hier. Auf dem Händlerbund Marketplace findest du außerdem alles, was du für deinen Firmenumzug brauchst: Umzugskartons, Füllmaterialien und vieles mehr.

Firmenumzug – Was muss ich beachten?

Bei einem Büroumzug ziehst du mit deinem Büro bzw. mit deinem gesamten Unternehmen in neue Räumlichkeiten. Das ist abhängig von der Größe deines Unternehmens, dessen Ausstattung und der Anzahl deiner Mitarbeiter unterschiedlich aufwändig.

Ein Firmenumzug sollte daher von langer Hand ausführlich geplant sein, um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu ermöglichen. Du kannst deine Mitarbeiter aktiv mit einbeziehen, mit ihnen zusammen den Firmenumzug organisieren und das zum Beispiel mit einem besonderen Event belohnen.

Für einen effizienten Firmenumzug braucht es deinerseits also:

• ausführliche Planung
• gute Organisation
• offene Kommunikation

Was ist Umzugsmanagement?

Beim Umzugsmanagement plant, organisiert und führt ein externer Dienstleister den Gewerbeumzug durch. Dem Dienstleister die Vorbereitung, den Umzug und dessen Nachbereitung zu überlassen, entlastet dein Unternehmen beim Tagesgeschäft und auch deine Mitarbeiter.

Ein Umzugsmanagement-Unternehmen holt sich die wichtigsten Informationen von dir, besichtigt die Standorte (dein aktuelles und dein neues Büro), berechnet das Umzugsvolumen, erstellt ein effizientes Konzept, führt den Umzug durch und kümmert sich um die Nachbereitung.

Was kostet ein gewerblicher Umzug?

Wie Kosten für einen Firmenumzug hängen von verschiedenen Faktoren ab:

1. Ob du auf eigene Faust umziehst oder ein Umzugsunternehmen beauftragst
2. Der Größe deines Unternehmens
3. Umfang der zu transportierenden Utensilien
4. Sensibilität der Utensilien (z. B. eigene Server oder andere Technologie)
5. Entfernung zwischen altem und neuem Büro

Mit deinem Firmenumzug kannst du aber mit diesen Kosten rechnen:

• Ummeldungskosten
• Sanierungs- bzw. Renovierungskosten
• Umzugskartons und Verpackungsmaterial
• Umzugsversicherung und ggf. Umzugsschäden
• Ggf. Einsatz eines Umzugsunternehmens
• Ggf. Einrichten von Halteverbotszonen

Wie plane ich einen Büro-Umzug?

Der Grundstein für einen Firmenumzug wird oftmals circa ein halbes Jahr vorm Umzug gelegt. Bereits hier kannst du:

• den neuen Mietvertrag abschließen
• Ggf. den alten Mietvertrag kündigen (Beachte die Kündigungsfristen)
• Übergabetermin mit altem und neuem Vermieter vereinbaren
• Renovierungs- und Putzarbeiten (ein)planen
• Mitarbeiter informieren und sie ggf. in die Planung einbeziehen
• Groben Umzugs- und Zeitplan erstellen (lassen)
• Ggf. Angebote für ein Umzugsunternehmen einholen und eins beauftragen

Bevor der eigentliche Umzug starten kann, ist der wichtigste Schritt die Erstellung einer Inventarliste. Bevor die Utensilien aus deinen Buroräumen verpackt werden, solltest du deine Büroausstattung zunächst katalogisieren. Das hilft dir dabei im Blick zu behalten, was mit umzieht und ob alles davon auch im neuen Büro angekommen ist. Viele planen diesen Schritt circa zwei bis vier Monate vor Beginn des Umzugs.

Mit Hilfe der Inventarliste kannst du auch die gepackten Kisten und deren Inhalte verzeichnen, um sicherzustellen, dass nichts verloren geht. Außerdem kannst du drei bis vier Monate vor dem Umzug:

• Ggf. Kunden und Geschäftspartner informieren
• Ggf. Ausfallzeiten ankündigen

Außerdem kannst du bereits folgende Schritte in Angriff nehmen:

• Arbeitsplätze entrümpeln
• Ggf. die Abholung von Sperrmüll organisieren
• Bei der Post einen Nachsendeauftrag aufgeben
• Ggf. Renovierungsmaßnahmen für die neuen Büros einleiten
• Ggf. Einrichtungsplan für die neuen Büroräume erstellen (lassen)

 Circa einen Monat vor dem Umzug kannst du:

1. Telefon und Internet ummelden
2. Termine für Schlüsselübergabe vereinbaren
3. Die Adressänderung organisieren
4. Die neuen Firmenräume reinigen (lassen)
5. Die Versorgung (Strom, Gas, etc.) des neuen Büros organisieren
6. Zustand der (alten und neuen) Räumlichkeiten prüfen und dokumentieren

Kurz, also circa eine Woche vor dem Umzug, geht es ans Eingemachte. Die Umzugskartons werden geliefert und du kannst bereits mit deren Etikettierung und dem Packen beginnen. Am Umzugstag spielen neben dem Transport der Umzugskisten noch das Übergabeprotokoll und die Schlüsselübergabe eine Rolle.

So kann dein Firmenumzug ablaufen, wenn du an einem konkreten Tag umziehen möchtest. Mitunter ist das in deiner Praxis aber nicht umsetzbar und du hast einen längeren Umzug vor dir, beispielsweise weil die neuen Büroräume noch nicht fertiggestellt sind.

Du hast dann verschiedene Möglichkeiten für deinen Firmenumzug:

• Die wichtigsten Utensilien (Schreibtische, Computer, Dokumente bzw. Unterlagen) zuerst ins neue Büro bringen
• Mitarbeiter wenn möglich ins Homeoffice schicken, um Arbeitsausfälle zu vermeiden
• Mitarbeiter bzw. Abteilungen nach und nach ins neue Büro versetzen

Mit den Kündigungen des aktuellen Büros, der Versorgung und allen Anschlüssen solltest du grundsätzlich nicht zu voreilig sein. Denn wenn es mit dem neuen Büro zu Verzögerungen kommen sollte, läufst du Gefahr, ohne Büro dazustehen. Plane auch in der Kostenkalkulation ein, dass du zur Not über einen kurzen Zeitraum zwei Büros haben wirst.

Das verdeutlicht: Eine langfristige und ordnungsgemäße Planung des Firmenumzugs ist essentiell. Wir empfehlen dir daher, mit dem Vermieter deines neuen Büros in engem Kontakt zu stehen und ggf. regelmäßige Updates über den Stand der Räumlichkeiten zu erhalten, wenn z. B. noch Renovierungsarbeiten notwendig sind.

Fertig mit dem Firmenumzug bist du, wenn alle deine Mitarbeiter wieder wie gewohnt ihrer Arbeit nachgehen können.

Firmenumzug anmelden

Der Büroumzug ist mit einem privaten Umzug nicht vergleichbar. Wenn du privat umziehst, kannst du eine Nachsendeadresse aufgeben, musst nur Strom & Co. ummelden und kannst Freunde und Bekannte nachträglich über deine neue Anschrift informieren.

Über deinen Firmenumzug informieren musst du neben deinen Mitarbeitern noch:

• Anwälte und Steuerberater
• Banken
• Versicherungen
• Agentur für Arbeit
• Beitragsservice öffentlich-rechtlicher Rundfunk
• Kammern und Ämter (z. B. Finanzamt, Gewerbeamt, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft und IHK)

Wenn dein Unternehmen innerhalb einer politischen Gemeinde umzieht, musst du lediglich eine Gewerbeummeldung vornehmen. Zieht dein Unternehmen allerdings in eine andere Stadt, musst du dein Gewerbe am bisherigen Standort abmelden und an deinem neuen Standort neu anmelden. Nach § 14 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) bist du gesetzlich dazu verpflichtet, ansonsten begehst du eine Ordnungswidrigkeit.

Dem bisher zuständigen und dem neuen Finanzamt musst du die neue Betriebsanschrift mitteilen. Danach gibt das bisherige Finanzamt die Steuerakten an das nun zuständige Amt ab, wodurch sich die Steuernummer ändert. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer ändert sich aber nicht.

Mit der kommenden Adressänderung muss außerdem dein Firmeneintrag im Handelsregister aktualisiert werden, zudem musst du deine Geschäftspapiere anpassen.

Firmenumzug und Mitarbeiter

Für einen effizienten Firmenumzug ist es unerlässlich, dass du deine Mitarbeiter frühzeitig genug informierst und ggf. in die Planung des Umzugs mit einbeziehst. Denn mitunter brauchst du während des Umzugs jede helfende Hand und Urlaube können nicht so einfach wie gewöhnlich genommen werden – darauf musst du deine Mitarbeiter einstellen.

Über Meetings oder Versammlungen kannst du deine Mitarbeiter auf den anstehenden Firmenumzug vorbereiten und sie motivieren. Abhängig von der Organisation des Umzugs und der Größe deiner Firma kannst du Mitarbeiter bestimmen, die sich an den organisatorischen Entscheidungen beteiligen.

Wenn sich deine Mitarbeiter mit Ideen oder Verbesserungsvorschlägen beteiligen dürfen, kannst du den Firmenumzug vielleicht sogar noch optimieren.

Wie weit darf eine Firma umziehen?

Wenn du den Standort deines Unternehmens um weniger als fünf Kilometer verlegst, sind deine Mitarbeiter dazu verpflichtet, am neuen Standort weiterzuarbeiten. Bei weiteren Entfernungen kommt der Arbeitsvertrag ins Spiel, der den Arbeitsort ggf. konkret festlegt.

Dann musst du den Beschäftigten ermöglichen, auch am bisherigen Ort weiterarbeiten zu können. Du darfst deine Mitarbeiter nicht gegen ihren Wunsch versetzen. Das ist anders, wenn der Arbeitsvertrag eine Versetzungsklausel enthält, wobei der Umzug zumutbar sein muss. Das kann von Fall zu Fall verschieden sein.

Enthält der Vertrag weder eine Versetzungsklausel noch einen konkreten Arbeitsort, greift § 108 GewO. Dann kannst du als Arbeitgeber “Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen”. Aber auch hier ist dein Spielraum als Arbeitgeber eingeschränkt. Ein hessisches Landgericht entschied 2007 beispielsweise, dass eine Versetzung um 270 Kilometer das Direktionsrecht des Arbeitgebers überschreite.

Beim Firmenumzug solltest du dir vor Augen halten, dass Arbeitnehmer immer die Möglichkeit haben, von einem Arbeitsgericht überprüfen zu lassen, ob die Versetzung rechtmäßig war. Um solche Situationen zu vermeiden, sind korrekt formulierte Arbeitsverträge und offene Gespräche mit deinen Mitarbeitern unabdingbar.

Umzugskartons und Verpackungsmaterial

Qualitative Umzugskartons, mit denen du dein Inventar sicher ins neue Büro bringen kannst, sind die halbe Miete für einen effizienten Firmenumzug. Auch wichtig für den Umzug deines Büros sind aber zum Beispiel:

• Füllmaterialien, um die Utensilien und Materialien aus deinem Büro in den Umzugskartons noch besser zu sichern.
• Etiketten und Kennzeichnungen, um einen gewissenhaften Umgang mit den Umzugskartons zu ermöglichen, wenn sie zum Beispiel Elektrogeräte oder Dokumente enthalten.
• Klebeband, um die Umzugskartons zu verschließen und somit noch besser zu transportieren.

Was kosten gute Umzugskartons?

Qualität muss nicht immer teuer sein, zumindest nicht, wenn du dich für die günstigen Umzugskartons des Händlerbund Marketplace entscheidest. Bei uns erhältst du deine Umzugskartons in drei verschiedenen Chargen: 10, 30 oder 50 Stück. Je mehr Umzugskartons im Paket enthalten sind, desto günstiger ist jede einzelne Umzugskiste.

Umzugskisten richtig packen

Beim Packen von Umzugskisten für einen Firmenumzug gibt es einige wichtige Dinge zu beachten, um sicherzustellen, dass das Inventar sicher von A nach B transportiert wird:

Verwende robuste und geeignete Kartons, die stark genug sind, um das Gewicht des Inhalts tragen zu können. Die Kartons sollten dabei für den Transport von Büroartikeln und Geräten geeignet sein.

Verwende geeignete Verpackungsmaterialien. Mit Polstermaterialien wie Luftpolsterfolie, Packpapier oder Schaumstoff, um empfindliche Gegenstände wie Computer, Monitore, Drucker, Gläser, Geschirr und andere zerbrechliche Gegenstände zu schützen.

Etikettiere die Kisten. Du solltest die Umzugskartons deutlich mit dem Inhalt und dem Zielort kennzeichnen, um eine einfache Identifizierung und Platzierung am Zielort zu ermöglichen. Du kannst Farbcodierungen verwenden oder die Kisten nummerieren, um sie noch klarer zuordnen zu können.

Schütze elektronische Geräte. Verpacke elektronische Geräte wie Computer, Drucker und Monitore sorgfältig, zum Beispiel in Antistatikfolie. Stelle sicher, dass die Geräte in den Kartons fixiert sind, um Bewegungen während des Transports zu verhindern.

Sichere Akten und Dokumente. Um wichtige Dokumente und Akten sicher zu transportieren, solltest du eher auf spezielle Aktenschachteln oder Archivboxen setzen.

Wenn du deine Umzugskartons packst, kannst du zunächst mit den Utensilien oder Dokumenten beginnen, die du für das operative Tagesgeschäft nicht benötigst. Was nach wie vor häufig benötigt wird, wie z. B. Technik, muss natürlich als letztes eingepackt werden, um den Arbeitsalltag so wenig wie möglich zu stören.

Beim Packen von Umzugskartons musst du auf jeden Fall die Gewichtsverteilung beachten. Schwere Gegenstände sollten auf den Boden der Umzugskartons gelegt werden, um die Stabilität zu erhöhen und ein Umkippen während des Transports zu vermeiden.

Auch Leerräume innerhalb des Umzugskartons solltest du vermeiden und darauf achten, dass der Inhalt kompakt ist. Hierbei kannst du mit Füllmaterialien, z. B. Luftpolsterfolie, nachhelfen und Lücken füllen.

Du kannst aber auch auf verschiedene Kistengrößen setzen, um die Gegenstände sicher zu transportieren. Beispielsweise kannst du schwere bzw. zerbrechliche Gegenstände in kleine Umzugskartons packen, während sich größere Boxen eher für große oder viele leichtere Gegenstände eignen.

Wie Umzugskartons beschriften?

Eine korrekte und spezifische Beschriftung deiner Umzugskartons wird dir dabei helfen, ein Kistenchaos zu vermeiden. Du kannst dafür einerseits simple Beschriftungen bzw. Etikettierungen verwenden oder auf farbige Aufkleber setzen.

Die Farben sind dann bestimmten Räumen zugeordnet, was eine gute Organisation des Umzugs ermöglicht. Die Beschriftungen oder Farbaufkleber solltest du nicht nur auf einer, sondern auf allen Seiten des Kartons anbringen.

Wie viele Umzugskartons brauche ich?

Die Menge an Umzugskartons, die du benötigst, ist pauschal nicht zu beantworten. Das ist maßgeblich abhängig von der Menge an Bürogegenständen, die du mit ins neue Office nehmen musst bzw. möchtest. Wie viele Umzugskartons du benötigst, kannst du ungefähr per Volumen bzw. Fassungsvermögen abschätzen. Solltest du aber nicht genügend Umzugskartons haben, kannst du im Händlerbund Marketplace jederzeit kurzfristig Nachschub bestellen.

Beauftragung einer Umzugsfirma: Was muss beachtet werden?

Du musst deinen Firmenumzug nicht alleine wuppen. Ziehe professionelle Umzugsunternehmen oder Experten für die Verpackung und den Transport von Büroinventar in Betracht, um sicherzustellen, dass alles sicher und effizient abläuft.

Wenn du dich für den Büroumzug für ein Umzugsunternehmen entscheidest, solltest du darauf achten, ob:

• Ab- und Aufbau der Möbel übernommen wird
• Eine ausreichend hohe Transportversicherung angeboten wird
• Verpackungsmaterialien (z. B. Umzugskartons und Füllmaterialien) inbegriffen sind

Jedes Umzugsunternehmen haftet bis zu einem bestimmten Grad selbst, nach Handelsgesetzbuch handelt es sich dabei um die sogenannte Grundhaftung. Das Umzugsunternehmen haftet dann nur für den Zeitwert der Gegenstände und auch nur in Höhe von 620 € pro Kubikmeter.

Abhängig von den Utensilien, die für deinen Büroumzug transportiert werden, kann es sich mitunter also lohnen, eine zusätzliche Transportversicherung abzuschließen.

Welche Aufgaben übernehmen Umzugsunternehmen?

Viele Unternehmen, die Firmenumzüge durchführen, haben eine eigene Planungsabteilung. Dadurch werden die Prozesse zur Umlagerung von Mitarbeitern, Arbeitsplätzen und Maschinen effizient koordiniert. Das ist auch deswegen wichtig, weil nicht jeder Umzug gleich ist, sondern individuell passend für dein Unternehmen und die Räumlichkeiten geplant werden muss.

Um die Unternehmensprozesse so wenig wie möglich zu beeinträchtigen, liegt den Umzugsunternehmen eine reibungslose Durchführung des Firmenumzugs am Herzen. Für den Transport sowie den Auf- und Abbau von technologisch sensiblen oder schweren Utensilien sind sie bestens ausgerüstet und transportieren sie in passenden Transportern oder LKW.

Mitunter kümmern sich Umzugsunternehmen auch um etwaige Nacharbeit, die mit einem Firmenumzug anfällt. Sie steuern beispielsweise alle Gewerke für die neuen Büroräume oder kümmern sich um die Übergabe der alten Immobilie.

Nachbereitung – Was ist zu tun?

An diesem Punkt bist du erfolgreich in dein neues Office umgezogen. Aber damit ist das Thema Firmenumzug noch nicht vollständig erledigt. Um Abmahnungen zu vermeiden, darfst du nicht vergessen, auf deiner Webseite bzw. in deinem Online-Shop das Impressum und die Kontaktdaten an allen nötigen Stellen zu aktualisieren.

Gegebenenfalls steht auch noch die Übergabe deines alten Büros an. Du musst die Räumlichkeiten mitunter nochmal reinigen und anschließend Schlüssel oder andere Zugangsmöglichkeiten zurückgeben.

Kann ein Umzug von der Steuer abgesetzt werden?

Deine Umzugskosten können zumindest teilweise von der Steuer abgesetzt werden. Neben bestimmten Renovierungsarbeiten kannst du auch doppelte Mietzahlungen und den Möbeltransport von der Steuer absetzen. Die Unterlagen des Umzugs, z. B. Rechnungen und Belege, solltest du für deinen Steuerberater sammeln und aufbereiten.

Weiterverwendung der Umzugsmaterialien

Um Nachhaltigkeit zu fördern und Kosten zu sparen, kannst du deine Umzugskartons und -materialien auf verschiedene Weisen weiterverwenden. Hast du dein eigenes E-Commerce-Business, kannst du Umzugskartons ggf. für den Versand oder Transport von Waren und Produkten nutzen.

Du kannst sie auch zur Lagerung und Archivierung von Unterlagen nutzen. Dafür kannst du sie beschriften und ordentlich stapeln, um auch einen nachträglichen Zugang zu wichtigen Informationen zu erleichtern. Sie helfen außerdem dabei, deine Lagerräume und -regale zu organisieren. Du kannst ähnliche Gegenstände gruppieren und den Raum effizient nutzen.

Wenn du die Kartons und Verpackungsmaterialien für dein eigenes Unternehmen nicht mehr verwenden kannst, musst du sie dennoch nicht einfach entsorgen. Du kannst sie:

• Extern verschenken
• An Mitarbeiter abgeben
• Ggf. für weitere Verwendungen aufbewahren

Durch die sorgfältige Wiederverwendung und Weitergabe von Umzugsmaterialien kannst du nicht nur Kosten sparen, sondern auch zur Reduzierung von Abfall und zur Förderung einer nachhaltigen Unternehmenspraxis beitragen.

Fazit

Ein Büroumzug ist nicht auf die leichte Schulter zu nehmen, insbesondere bei vielen Mitarbeitern. Um schnellstmöglich wieder dem Tagesgeschäft nachgehen zu können, muss er gut organisiert sein, sodass du an einer ausführlichen Planung nicht vorbei kommst. Außerdem zeigt sich, dass die Auswahl der richtigen Umzugskartons und Materialien ein entscheidender Faktor für einen erfolgreichen und reibungslosen Firmenumzug ist.

Durch die Nutzung hochwertiger Umzugskisten und ihre eindeutige Beschriftung kannst du sicherstellen, dass dein Büroumzug reibungslos verläuft und keine wertvolle Zeit oder Ressourcen verschwendet werden.

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