Hinweisgeberschutzgesetz: Mehr Transparenz und Sicherheit in Unternehmen

Im Dezember ist die Deadline für Unternehmen, die Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes umzusetzen und eine geeignete Meldestelle für ihre Mitarbeitenden einzurichten. 

Das Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), schützt hinweisgebende Personen, die Informationen über Verstöße innerhalb ihres Unternehmens erlangt haben und diese an die vorgesehenen Meldestellen melden. 

In der Vergangenheit wurden hinweisgebende Personen oft infolge einer Meldung von Missständen benachteiligt. Damit dies in Zukunft nicht mehr geschieht, ist das Ziel des neuen HinSchG, diesen Personen eine Rechtssicherheit zu geben und sie vor Repressalien zu schützen. 

Am 2. Juni 2023 wurde das Gesetz unterzeichnet und trat damit am 2. Juli 2023 in Kraft. Für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden bedeutet dies, dass ein geeigneter Hinweisgeber-Kanal bis dahin implementiert werden musste. Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitenden haben noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit, einen geeigneten Kanal einzurichten. 

Ein Hinweisgebersystem einrichten

Die Implementierung eines Hinweisgebersystems geht weit über das bloße Befolgen von Vorschriften und das Vermeiden von Strafen hinaus. Ein effektives Whistleblowing-System kann einem Unternehmen zahlreiche Vorteile verschaffen – von der Senkung interner Kosten und optimierter Compliance-Maßnahmen bis hin zur Vertiefung des Vertrauensverhältnisses zwischen Mitarbeitenden und Management. Es dient insbesondere dazu:

1. Interne Meldungen zu behandeln, bevor diese an die Öffentlichkeit getragen werden: Eines der Hauptziele einer internen Whistleblowing-Hotline sollte es sein, Probleme rechtzeitig zu erkennen und anzugehen, um zu verhindern, dass sie eskalieren. Wenn Unternehmen intern handeln, verhindern sie, dass Whistleblower sich an externe Stellen oder Medien wenden. Eine interne Lösung ist sowohl für den Ruf als auch für die zukünftige Betriebseffizienz günstiger.
2. Der Einhaltung von Vorschriften: In Europa ansässige Unternehmen mit über 50 Mitarbeitenden müssen gesetzlich eine Whistleblowing-Hotline einrichten. Durch die Einhaltung dieser Vorschriften von Beginn an vermeidet dein Unternehmen zukünftige rechtliche Probleme.
3. Der Förderung einer "Speak-up"-Kultur: Ein offenes Gesprächsklima im Unternehmen fördert eine agile, mitarbeiterorientierte Kultur. Dies trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit, -bindung und Talentgewinnung bei. Doch Reden allein genügt nicht; Unternehmen müssen Richtlinien einführen, die Mitarbeitenden aktiv dazu ermutigen, Missstände zu äußern.
4. Dem Schutz der Arbeitnehmenden: Das Hauptziel von Whistleblowing ist der Schutz für hinweisgebende Personen. Ohne ausreichende Sicherheitsmaßnahmen sind Mitarbeitende weniger bereit, Verstöße zu melden, was es der Geschäftsführung erschwert, Probleme anzugehen und zu lösen.
5. Der Vorbeugung von Marken- und Geschäftsschäden: Whistleblowing bietet Unternehmen eine frühzeitige Warnung vor potenziellen Problemen. Indem sie direktes Feedback von ihren Teams erhalten, können Unternehmen potenzielle negative Auswirkungen abwenden, die sowohl der Marke als auch dem Geschäft schaden könnten.

Verschiedene Whistleblowing-Kanäle

Unternehmen setzen verschiedene Kommunikationskanäle ein, um ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, unzulässiges oder unethisches Verhalten zu melden. Diese reichen von Telefonhotlines bis zu Online-Plattformen.

Digitales Meldesystem

Digitale Hinweisgebersysteme stellen eine zeitgemäße Antwort darauf dar, wie effektive Meldekanäle gewährleistet werden können. Diese Systeme sind darauf ausgerichtet, die Limitierungen traditioneller Whistleblowing-Verfahren zu umgehen und zugleich den Meldeprozess hinsichtlich Effizienz und Sicherheit zu optimieren.

Ein zentrales Merkmal solcher Systeme ist das Angebot sicherer Online-Meldeformulare. Mit dem Versprechen der Anonymität schaffen sie eine Atmosphäre, in der sich Angestellte ermutigt fühlen, ihre Sorgen offen anzusprechen. Dank eines einzigartigen Passworts, das bei Meldungseingabe erstellt wird, können hinweisgebende Personen den Status ihrer Meldung verfolgen und über die Fortschritte des Untersuchungsverfahrens auf dem Laufenden bleiben. Dies gibt ihnen das Vertrauen, dass ihre Anliegen nicht nur gehört, sondern auch angemessen verfolgt werden.

E-Mail

E-Mails sind seit Langem ein gängiges Mittel zur Problemmeldung. Sie sind leicht verständlich, da nahezu jeder mit E-Mails vertraut ist. Zusätzlich können E-Mails mit Dateianhängen, wie Bildern oder Dokumenten versehen werden. Dies hat sie zu einem beliebten Instrument für Meldewege in Unternehmen gemacht.

Jedoch stellt der Schutz personen- und fallbezogener Daten bei E-Mails eine bedeutende Herausforderung dar. E-Mails können zwar verschlüsselt werden, um ihren Inhalt zu sichern, doch dies erfordert Koordination: Sender und Empfänger, müssen sich auf die Verschlüsselungsmechanismen verständigen. Unverschlüsselte E-Mails sind anfällig für Hacks, wodurch vertrauliche Daten gefährdet werden könnten. 

Ein zusätzliches Risiko besteht darin, dass IT-Teams des Unternehmens Zugriff auf interne E-Mails haben können. Auch ohne böse Absicht könnten sie im Zuge von Wartung oder Sicherheitsmaßnahmen E-Mails einsehen. Dies birgt potenzielle Gefahren für den Schutz der hinweisgebenden Person.

Telefon

Festnetztelefone sind seit jeher ein gängiges Mittel für Whistleblowing, da ihre Einrichtung unkompliziert ist. Sie bieten die Möglichkeit zu direkter Kommunikation.

Beim Vergleich verschiedener Whistleblowing-Kanäle zeigt sich, dass Telefonanschlüsse Schwierigkeiten mit sich bringen. In internationalen Organisationen können Sprachbarrieren auftreten. Zudem ermöglichen Telefongespräche oft nur eingeschränkte Möglichkeiten zur Aufzeichnung der gemeldeten Informationen. Wenn keine effektiven Dokumentationsverfahren vorhanden sind, können essenzielle Details verloren oder missverstanden werden. Ein weiterer Knackpunkt kann ein hohes Anrufvolumen sein, das zu langen Wartezeiten und Unzufriedenheit bei den Anrufenden führt.

Die Frage der Anonymität und Sicherheit bleibt ebenfalls heikel. Anrufe können nachverfolgt werden, auch wenn der Whistleblower versucht, seine Rufnummer zu unterdrücken. Es besteht zudem das Risiko, dass Gespräche unbemerkt mitgehört werden. Einige Whistleblower haben zudem Bedenken, dass sie anhand ihrer Stimme identifiziert werden könnten.

Direkte Kommunikation

Direkte Gespräche bieten einen unmittelbaren Austausch zwischen der hinweisgebenden Person und der verantwortlichen Meldestelle. Diese Form des Dialogs ermöglicht eine tiefe persönliche Verbindung und schafft ein Verständnis und Vertrauen, das gerade bei sensiblen Angelegenheiten unerlässlich ist.

Die Stärken von Face-to-Face-Gesprächen liegen in der Möglichkeit, unmittelbare Antworten zu erhalten und bei Unklarheiten direkt nachzufragen, insbesondere bei komplizierten Sachverhalten. Es gibt jedoch auch Schwachstellen: Die direkte Konfrontation einer Führungsperson mit heiklen Informationen kann abschreckend wirken und Mitarbeitende eventuell zögern lassen, sich zu äußern. Auch hier besteht ein Sicherheitsrisiko, Unterhaltungen könnten ohne Wissen der Beteiligten mitgehört oder aufgenommen werden.

Externe Ombudsperson

Eine externe Ombudsperson, wie ein Rechtsanwalt oder ein Compliance-Spezialist, dient als vertrauenswürdige Anlaufstelle für Mitarbeitende und andere Beteiligte. Diese kann über verschiedene Kanäle, einschließlich digitaler Systeme, kontaktiert werden. Eine Ombudsperson bietet die Gewissheit einer unvoreingenommenen Beratung, was für einige Whistleblower entscheidend sein kann.

Whistleblower-Software

Um den Anforderungen der neuen EU-Whistleblower-Richtlinie zu entsprechen, ist die Einrichtung einer adäquaten Meldestelle unerlässlich. Eine softwarebasierte Lösung erscheint besonders im Kontext der vertraulichen Kommunikation zwischen Whistleblower und Fallbearbeitendem und der Einhaltung von Fristen als beste Wahl für einen Whistleblowing-Kanal. Zusätzlich werden alle notwendigen Sicherheitsstandards und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllt.

Sicher im Hinweisgeberschutzgesetz

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