E-Rechnungspflicht: Diese Fristen und Regeln gelten für Unternehmen

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht hat in den letzten Jahren in Deutschland eine bedeutende Veränderung im Bereich der Rechnungsstellung mit sich gebracht. Mit dem Ziel, die Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit im Geschäftsverkehr zu verbessern, wurden gesetzliche Maßnahmen ergriffen, um die Nutzung elektronischer Rechnungen zu fördern und zu standardisieren.

Das E-Rechnungsgesetz, das am 27. November 2020 in Kraft getreten ist, legt verbindliche Regelungen für die elektronische Rechnungsstellung fest und betrifft Unternehmen aller Größenordnungen sowie öffentliche Auftraggeber. Letztere haben bereits auf elektronische Rechnungen umgestellt.

Diese Gesetzesänderung hat weitreichende Auswirkungen auf die Geschäftspraxis und erfordert von Unternehmen eine Anpassung ihrer Prozesse und Systeme. Zudem führt der Gesetzgeber eine E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025 für den Empfang von E-Rechnungen ein. Doch es gibt noch weitere Entwicklungen, auf die wir einen Blick werfen wollen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Zudem muss eine automatische Weiterverarbeitung gegeben sein. Die Inhalte und das Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden in der europäischen Norm EN 16931 europaweit einheitlich festgelegt.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht bezieht sich auf die gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen, ihre Rechnungen in einem elektronischen Format auszustellen, zu versenden oder zu empfangen. Das E-Rechnungsgesetz setzt klare Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung fest, einschließlich der technischen Anforderungen und der zu verwendenden Formate und Standards für den Austausch zwischen öffentlichen Auftraggebern und ihren Lieferanten.

Es schreibt außerdem vor, dass elektronische Rechnungen bestimmte Kriterien erfüllen müssen, wie etwa Maschinenlesbarkeit, elektronische Signatur und die Einhaltung strukturierter Formate gemäß den europäischen Normen. Zudem wird durch das E-Rechnungsgesetz die Integration von E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen vorangetrieben und gefördert.

Auf welcher gesetzlichen Grundlage basiert die E-Rechnungspflicht?

Deutschland hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU für E-Rechnungen im E-Rechnungsgesetz umgesetzt.Bereits am 27. November 2018 trat das E-Rechnungsgesetz in Kraft. Es sieht vor, dass öffentliche Auftraggeber des Bundes seit dem 27. November 2020 verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Die EU-Richtlinie legt entscheidende Vorgaben für die Implementierung elektronischer Rechnungen fest. Sie definiert eine elektronische Rechnung als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, wodurch eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Zusätzlich hat die europäische Normungsorganisation CEN ein Datenmodell für die Norm EN 16931 entwickelt, auf der Formate wie XRechnung und ZUGFeRD basieren.

Was sind die Ziele der E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht hat verschiedene Hintergründe und Ziele:

Effizienzsteigerung: E-Rechnungen können den gesamten Rechnungsprozess beschleunigen, indem sie manuelle Prozesse automatisieren und dadurch Zeit und Ressourcen sparen. Die Digitalisierung ermöglicht eine schnellere Bearbeitung, Genehmigung und Zahlung von Rechnungen.

Kostenreduktion: Die Nutzung von E-Rechnungen kann die Kosten für die Rechnungsverarbeitung erheblich senken, da sie weniger papierbasierte Prozesse erfordert. Durch die Reduzierung von Papier, Druck- und Versandkosten sowie die Minimierung von Fehlern können Unternehmen und öffentliche Einrichtungen erhebliche Einsparungen erzielen.

Umweltschutz: Die Umstellung auf E-Rechnungen trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs und der Umweltbelastung bei. Weniger Papier bedeutet weniger Abfall und eine geringere Umweltbelastung durch den Druck- und Transportprozess.

Förderung der Digitalisierung: Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist ein Schritt zur Förderung der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Durch die Nutzung elektronischer Formate werden Unternehmen und Behörden dazu ermutigt, moderne Technologien zu verwenden und sich an die sich verändernde digitale Wirtschaft anzupassen.

Bekämpfung von Betrug und Korruption: Elektronische Rechnungen können sicherer sein als papierbasierte Rechnungen, da sie digitale Signaturen und Verschlüsselungstechnologien verwenden können, um die Authentizität und Integrität der Daten zu gewährleisten. Dies kann dazu beitragen, Betrug und Korruption im Rechnungswesen zu reduzieren.

Welche Vorteile bringt die Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen:

Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen können Unternehmen und öffentliche Einrichtungen Zeit sparen und die Bearbeitungszeiten verkürzen. Die elektronische Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht eine schnellere Genehmigung und Zahlung, was wiederum die Liquidität verbessern kann.

Kostenersparnis: Die Verwendung von E-Rechnungen reduziert die Kosten für Papier, Druck, Porto und manuelle Verarbeitung erheblich. Langfristig können Unternehmen und öffentliche Einrichtungen beträchtliche Einsparungen erzielen, indem sie auf elektronische Rechnungsstellung umsteigen.

Umweltschutz: Die E-Rechnungspflicht trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs und der Umweltbelastung durch Druck- und Versandprozesse bei. Weniger Papier bedeutet weniger Abfall und einen geringeren ökologischen Fußabdruck, was zur Förderung der Nachhaltigkeit beiträgt.

Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Elektronische Rechnungen bieten eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz im Rechnungsprozess. Durch die Digitalisierung können Unternehmen und öffentliche Einrichtungen den Status von Rechnungen in Echtzeit verfolgen und potenzielle Engpässe oder Verzögerungen frühzeitig identifizieren.

Reduzierung von Fehlern und Betrug: Die Verwendung von E-Rechnungen minimiert menschliche Fehler, die bei manuellen Prozessen auftreten können, und erhöht die Sicherheit der Rechnungsdaten. Die Integration von digitalen Signaturen und Verschlüsselungstechnologien kann die Authentizität und Integrität der Rechnungsdaten gewährleisten und das Risiko von Betrug und Fälschungen verringern.

💡 Insgesamt fördert die E-Rechnungspflicht die Modernisierung von Geschäftsprozessen, verbessert die Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen und trägt zur nachhaltigen Entwicklung bei, indem sie den Papierverbrauch reduziert und umweltfreundlichere Praktiken fördert.

Ab wann tritt die Pflicht in Kraft?

Als Starttermin für die E-Rechnungspflicht ist der 1. Januar 2025 geplant. Alle Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt elektronische Rechnungen empfangen können.

Ab spätestens Januar 2026 ist auch die Erstellung und Versendung von elektronischen Rechnungen für Betriebe erforderlich.

Zwingend einzuhalten sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung dann ab 2028.

Gibt es Übergangsfristen zur Umsetzung?

Unter der Bedingung, dass der Rechnungsempfänger zustimmt, dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem anderen Format bis Ende 2026 ausstellen.

Eine besondere Regelung gilt insbesondere für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 €. Diesen ist es möglich, bis Ende 2027 Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem sonstigen Format auszustellen, vorausgesetzt der Rechnungsempfänger stimmt zu. Darüber hinaus dürfen alle Unternehmen bis Ende 2027 elektronische Rechnungen in einem anderen Format als dem im Wachstumschancengesetz festgelegten Standard ausstellen, beispielsweise durch die Verwendung von EDI.

Gibt es genaue Informationen dazu, wie die “elektronische Form“ aussehen soll?

Für die "elektronische Form" von Rechnungen gibt es genaue Vorgaben und Standards, die definiert sind, um die Interoperabilität und die automatisierte Verarbeitung zu gewährleisten. Im Allgemeinen sollte eine elektronische Rechnung bestimmte Merkmale aufweisen, darunter:

Strukturiertes Datenformat: Die Rechnungsinformationen sollten in einem strukturierten Format vorliegen, das die maschinelle Verarbeitung ermöglicht. Typischerweise erfolgt dies in Form von XML (Extensible Markup Language).

Dateninhalte: Die Rechnung muss alle erforderlichen Informationen gemäß den geltenden Vorschriften enthalten, wie beispielsweise Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Angaben zum Rechnungsaussteller und -empfänger, Beschreibung der gelieferten Leistungen oder Waren, Mengenangaben, Preise, Steuersätze usw.

Elektronische Signatur: In einigen Rechtsordnungen ist eine elektronische Signatur erforderlich, um die Authentizität und Integrität der Rechnung sicherzustellen. Dies kann eine fortgeschrittene elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur sein, je nach gesetzlichen Anforderungen.

Compliance mit Standards: Die elektronische Rechnung sollte den einschlägigen nationalen und internationalen Standards entsprechen, wie beispielsweise der EU-Norm EN 16931, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen sicherzustellen.

Barrierefreiheit: In einigen Fällen müssen elektronische Rechnungen barrierefrei gestaltet sein, um sicherzustellen, dass sie von Menschen mit Behinderungen problemlos gelesen und verarbeitet werden können.

Fällt die Pflicht zur Aufbewahrung in Papierform damit weg?

Das E-Rechnungsgesetz sieht vor, dass elektronische Rechnungen in Deutschland grundsätzlich gleichwertig mit Papierrechnungen sind. Es gibt keine spezifische Anforderung mehr, Rechnungen in Papierform aufzubewahren. Stattdessen müssen elektronische Rechnungen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in elektronischer Form aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen in Deutschland unterliegt den Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie der Abgabenordnung (AO). Diese Gesetze legen fest, dass elektronische Dokumente in einem elektronischen Format aufbewahrt werden müssen, das die Authentizität, Integrität, Lesbarkeit und Reproduzierbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist sicherstellt. Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) hat zusätzliche Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Dokumente im Finanzsektor festgelegt.

Aber: Auch E-Rechnungen musst du für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahren. Die relevanten Belege müssen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) sowie zum Datenzugriff archiviert werden.

Welche Unternehmensarten sind betroffen?

Bisher betraf die E-Rechnungspflicht in der Regel nur Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern Geschäfte machen. In vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorschriften, die öffentliche Behörden und Institutionen dazu verpflichten, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten. Unternehmen, die mit solchen öffentlichen Einrichtungen Geschäfte tätigen, müssen ihre Rechnungen entsprechend elektronisch übermitteln.

Nun betrifft diese Pflicht auch Unternehmen, die untereinander Leistungen erbringen (B2B). Hier gilt auch, dass leistender Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland bzw. Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG ansässig sind.

Gibt es Ausnahmen von der Verpflichtung?

Es gibt bestimmte Ausnahmen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gemäß dem E-Rechnungsgesetz in Deutschland. Zu diesen Ausnahmen gehören:

Kleinunternehmen: Unternehmen, die als Kleinunternehmen im Sinne von § 19 UStG gelten und daher von der Umsatzsteuer befreit sind, sind nicht verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) können weiterhin als "sonstige Rechnungen" übermittelt werden bzw. in Papierform.

Unternehmen ohne technische Möglichkeit: Unternehmen, die nachweisen können, dass sie über keine technischen Mittel zur Erstellung oder Empfang elektronischer Rechnungen verfügen, können von der Verpflichtung befreit werden. Diese Ausnahme ist jedoch zeitlich begrenzt und erfordert, dass das Unternehmen die fehlenden technischen Mittel nachrüstet, sobald dies möglich ist.

Sonderfälle: In bestimmten Sonderfällen, beispielsweise bei technischen Schwierigkeiten oder unzumutbarem Aufwand, kann es Ausnahmen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung geben. Diese müssen jedoch im Einzelfall geprüft und begründet werden. Beispielsweise müssen Fahrausweise (§ 34 UStDV) nicht elektronisch vorliegen.

Fazit zu E-Rechnungen

Die Einführung der elektronischen Rechnungspflicht markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im deutschen Geschäftsverkehr. Durch die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung werden nicht nur Ressourcen eingespart und Prozesse beschleunigt, sondern auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen verbessert.

Die Standardisierung elektronischer Rechnungen gemäß den Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes ermöglicht zudem eine reibungslose Interaktion zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern sowie eine Vereinfachung der Buchhaltung und des Steuerwesens. Trotz der damit verbundenen Herausforderungen bieten die neuen Regelungen auch Chancen für Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und sich für die Zukunft besser aufzustellen.

Die erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnungspflicht erfordert jedoch eine sorgfältige Planung, die Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen und eine kontinuierliche Anpassung an technologische Entwicklungen. Insgesamt stellt die E-Rechnungspflicht einen wichtigen Schritt dar, um den digitalen Wandel im deutschen Wirtschaftsraum voranzutreiben und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen zu stärken.